مدیریت تجارت الکترونیک

منبع: مجله شبكه شماره:53


كارت اعتباري چيست؟
كارت اعتباري يك كارت پلاستيكي است كه روي آن نام صاحب كارت و شماره آن به صورت برجسته وجود دارد و پشت كارت يك نوار مغناطيسي ديده مي شود كه درون خود برخي اطلاعات مهم مثل هويت و آدرس هاي دارنده كارت را ذخيره كرده است. سيستم هاي مالي كامپيوتري مانند دستگاه هاي خود پرداز ATM از اين اطلاعات هنگام احراز هويت فرد به منظور برداشت پول استفاده مي كنند. يك كارت اعتباري استاندارد شامل يك عدد 16 رقمي نيز هست كه حاوي اطلاعات مهمي درباره نوع كارت،بانك صادر كننده آن و اطلاعات مهمي درباره نوع كارت،بانك صارد كننده آن و اطلاعات ديگر است. اين شماره براي دارنده هر كارت منحصر به فرد است. از اين شماره براي شناسايي دارنده كارت هنگام انجام معاملات الكترونيكي روي اينترنت نيز استفاده مي شود.

تاريخچه
آن طور كه در دائره المعارف هاي بريتانيكا و انكارتا آمده است،استفاده از اين نوع كارت برا ي انجام نقل و انتقال پول ابتدا در دهه 1920 و در كشور آمريكا رواج يافت. در آن زمان برخي شركت هاي خصوصي مانند بعضي از هتل هاي زنجيره اي و تعدادي از شركت هاي نفتي مشتريان خود را به استفاده از اين كارت ها براي سهولت در پرداخت تشويق مي كردند. استفاده از اين كارت ها پس از جنگ جهاني دوم و خروج از ركود اقتصادي شدت گرفت. اولين كارت اعتباري از نوع امروزي آن يعني كارتي كه بتوان با استفاده از آن در طيف وسيعي از فروشگاه ها و كسب و كارها پول مبادله كرد،در 1950 توسط Diners club inc. معرفي شد و هنوز هم يكي از كارت هاي اعتباري شناخته شده از اين نوع به شمار مي رود. در 1958 نيز كارت اعتباري ديگري در همين رده توسط شركت American Express معرفي شد كه در حال حاضر يكي از معروفترين نوع كارت هاي اعتباري است. مشخصه اصلي اين دسته از كارت ها اين است كه شركت صادر كننده كارت از دارنده آن يك مبلغ عضويت سالانه دريافت مي كند و سپس به صورت ماهانه يا سالانه و يا در دوره هاي زماني ديگر براي او صورت حساب مي فرستد و معادل مبلغ اين صورت حساب از موجودي دارنده كارت نزد شركت صادر كننده آن كسر مي شود. مدتي بعد سيستم كارت اعتباري بانكي رواج يافت. در اين سيستم كه امروزه نيز مورد استفاده است صادر كننده كارت اعتباري نزد بانك يك حساب دارند. هنگامي كه كالا يا خدماتي توسط دارنده كارت (مشتري) خريداري مي شود،اين پول بلافاصله به حساب فروشنده (كه خود نزد بانك حسابي دارد )واريز مي شود. بانك نيز به نوبه خود اين هزينه را به صورت ماهانه و يا در دوره هاي زماني معين ديگري به حساب مشتري منظور مي كند و صورت حساب برايش صادر مي كند و در صورتي كه به ميزان كافي در حساب مشتري پول نباشد،طي مهلت معيني از مشتري مي خواهد كه حساب خود را تكميل كند. مشتري مي تواند مبلغ مورد نظر را يك جا و يا با اقساطي كه بهره به آن تعلق مي گيرد،به بانك بپردازد. اولين سيستم بانكي از اين نوع در سال 1959 و از سوي Bank of America در كالفرنيا معرفي شد و Bank Americard نام داشت،اين سيستم تنها در همان ايالت كار مي كرد. اما بعدا” در سال 1966 در ايالت هاي ديگر نيز راه اندازي شد و صورت سراسري به خود گرفت. در سال 1976 اين سيستم بانكي به VISA تغيير نام داد. ويزا امروزه يك كنسرسيوم بين المللي است كه سيستم بانكي اغلب كشورهاي دنيا در آن مشاركت دارند. در همان سال 1966 اتحاديه كارت بين بانكي يا Interbank card Association شكل گرفت و بعدا” به Master card تغيير نام داد. ويژگي مستركات اين بود كه هيچ بانك خاصي در آن نقش محوري نداشت، بلكه هر كدام از بانكهايي كه به صورت محلي اقدام به صدور كارت اعتباري براي مشتريان خود مي كردند مايل بودند روشي براي متصل كردن سيستم هاي مالي خود به يكديگر پيدا كنند. چنين سيستمي مي توانست در ميان مشتريان كوچك بانك ها كه مايل بودند از كارت خود براي كارهايي مثل خريد مايحتاج روزانه و يا خريد اتومبيل و مسكن استفاده كنند علاقه مندان زيادي داشته باشد.

چرا كارت اعتباري؟
ممكن است اين سوال در ذهن كساني كه با اين كارت ها آشنايي ندارند به وجود آيد كه اصولا” فلسفه حضور اين كارت ها چيست و مزيت اصلي آن ها كدام است. كارت هاي اعتباري چنانچه از نامشان پيداست مقدار معيني اعتبار مالي در اختيا رصاحب كارت قرار مي دهند. هنگامي كه شما با حساب بانكي خودتان كار مي كنيد سابقه مبادلات مالي شما نزد بانك محفوظ مي ماند. بانك با استناد به اين سابقه مي تواند تخمين بزند كه اصولا” ميزان گردش مالي حساب شما در طول يك دوره زماني خاص چقدر است. در واقع ميانگين مانده حساب شما در هر دوره نشان دهنده حداقل ميزان درآمد شما يا به تعبير صحيح تر ميزان توانايي مالي شما در هر دوره زماني معين است. بانك يا هر موسسه مالي و اعتباري مشابه آن مي تواند بر اساس آن مانده به شما اعتبار بدهد. اعتبار معمولا” مقدار نقدينگي يا پولي است كه برابر يا بيشتر از ميزان مانده حساب شما است. مقداري كه مي توانيد در هر يك از آن دوره هاي زماني از موسسه يا بانك قرض بگيريد.فرض موسسه مالي مذكور اين است كه شما قادر خواهيد بود در اولين فرصت اين قرض را برگردانيد. به اين ترتيب انجام قطعي معاملات و مبادلات مالي شما با ديگران موكول به ميزان نقدينگي واقعي در دست شما نخواهد بود بلكه به ميزان اعتبار شما نزد موسسه مالي متكي خواهد بود.

انواع كارت اعتباري
كارت هاي اعتباري را اساسا” مي توان به دو دسته كارت هاي بانكي و غير بانكي تقسيم كرد. كارت هاي اعتباري بانكي مثل ويزا و مستركارت از سيستم اعتباري بانك ها استفاده مي كنند. در حالي كه كارت هاي غير بانكي را شركت ها و موسسات دولتي و خصوصي به مقاصد مختلفي عرضه مي كنند. آمريكن اكسپرس و دينر كلاب نمونه كارت هاي اعتباري غير بانكي هستند. همچنين در برخي از كشورها شركت هاي مخابرات و تلفن و يا شركت هاي توزيع كننده نفت،گاز و بنزين و نيز فروشگاه هاي زنجيره اي و باشگا ه هاي تفريحي اقدام به صدور كارت اعتباري مي كنند. دامنه كاربرد اين كارت ها بستگي به دامنه فعاليت شركت مربوطه و يا اهداف مالي آنها دارد. در هر صورت فعاليت تمام اين موسسات صادر كننده كارت بايد زير نظر نهاد مالي رسمي آن كشور و داراي مجوز فعاليت باشد. كارت هاي بانكي نيز داراي تنوع زيادي هستند. كارت هاي اعتباري تنها يك دسته از كارت هاي بانكي هستند و خود به انواع مختلفي تقسيم مي شوند. انواع فرعي كارت ها ي اعتباري بانكي معمولا” بر اساس نحوه محاسبه بهره،سقف ميزان اعتبار منتسب به كارت و حداقل موجودي دارنده حساب،نرخ حق اشتراك ساليانه و فاكتورهاي مالي ديگر محاسبه مي شود. بانك هاي صادر كننده كارت و يا شركت هاي غير بانكي معمولا” علاقه دارند كه انواع كارت هاي خود را بر حسب امتيازات متفاوتي كه در اختيار صاحب آن قرار مي دهد به گروه هايي با نام طلايي،نقره اي و از اين قبيل تقسيم كنند. يك دسته ديگر از كارت هاي بانكي مشابه آنچه كه اين روزها در كشور ما رايج است تنها به ارائه خدمات بانكي محدود از طريق باجه هاي خود پرداز اختصاص دارند و فاقد برخي از ويژگي هاي مهم يك كارت اعتباري استاندارد هستند. دسته ديگري از كارت هاي اعتباري بانكي نيز وجود دارند كه در بسياري از كشورهاي دنيا كه سيستم ها ي بين المللي مانند ويزا و مستركارت در آن ها به رسميت پذيرفته شده،به كار گرفته مي شوند. اين كارت ها معمولا” نام يك سازمان و يا شركت را بر خود دارند.سازمان يا شركت مذكور لزوما” يك موسسه يا نهاد مالي نيست بلكه ممكن است به قصد ارائه خدمات مالي به گروهي از اعضاي وابسته به خود پديد آمده باشد. مثلا” برخي از فروشگاه هاي اينترنتي مثل آمازون يا Barnes & Noble يا حتي پورتال ياهو خدمات مالي از اين دست را به اعضاي خود ارائه مي كنند. مشتركين يك lsp ،اعضاي يك باشگاه و يا مشتريان يك فروشگاه ممكن است اين شانس را داشته باشند كه با تهيه يك كارت اعتباري از اين نوع،ضمن بهره مندي از مزاياي عمومي يك كارت اعتباري بانكي،از خدمات ويژه شركت يا سازمان مذكور نيز استفاده كنند. مدل هاي مختلفي براي تعامل ميان اين سازمان هااز يك سو و بانك هاي صادر كننده كارت هاي بانكي و نيز كنسرسيوم هاي ويزا و مستركارت وجود دارد. گاهي اين سازمان ها مستقيما” با ويزا يا مستركارت وارد معامله مي شوند و خود يك واحد اعتباري مالي راه اندازي مي كنند. گاهي نيز با يك بانك معتبر طرف قرارداد با هر يك از اين كنسرسيوم هاي بين المللي وارد مذاكره مي شوند. شكل اخير رايج تر است زيرا معمولا” بانك هاي محلي شناخت بهتري از سابقه مالي نهادهاي محلي دارند. همچنين سازمان ها و يا شركت واسطه ممكن است بسته به نوع تعامل مالي خود با بانك صادر كننده اصلي كارت يا خود كنسرسيوم بين المللي ويزا و مستركارت، درصد اندكي از بهاي هر معامله را به عنوان پورسانت دريافت كند. به هر حال كاربران مي توانند با تهيه كارت هايي از اين نوع بدون مراجعه مستقيم به بانك معتبر و با واسطه يك شركت تجاري به شبكه مالي مستركارت يا ويزا بپيوندند. يك دسته مهم ديگر نيز از كارت هاي بانكي هستند كه البته اعتباري نيستند ولي بيشتر قابليت هاي آن مشابه كارت اعتباري است. به اين كارت ها اصطلاحا” Dwbit Card يا كارت بدهي مي گويند. برخلاف كارت اعتباري كه به دارنده آن اجازه خرج كردن بيشتر از موجودي مانده در حساب مي دهد،اين كارت ها فقط به اندازه موجودي مانده حساب مرتبط با آنها اعتبار دارند و پس از به پايان رسيدن اعتبار يا بايد مجددا” شارژ شوند و يا از درجه اعتبار ساقط مي شوند. ميزان حداقل و حداكثر موجودي در حساب اين كارت ها نيز محدود است. مثلا” اگر سقف موجودي يك كارت بدهي 1000 دلار باشد به معني آن است كه صاحب آن نمي تواند بهاي يك كالاي 1100 دلاري را يك جا بپردازد. همچنين اگر كف موجودي يك كارت 100 دلار باشد به معني آن است كه صاحب آن اگر در كارت خود 110 دلار داشته باشد تنها قادر است 10 دلار آن را واقعا” هزينه كند و مابقي نزد بانك سپرده خواهد بود. همچنين بسياري از كارت هاي بدهي فاقد قابليت استفاده در دستگاه هاي خود پرداز (ATM ) هستند.

سيستم شماره گذاري
اگر چه سيستم كارت اعتباري به عنوان يك مدل اقتصادي در مبادلات مالي در تمام دنيا مورد استفاده قرار مي گيرد اما اين به معناي آن نيست كه شركت هاي صادر كننده اين كارت ها همگي از سيتم و روش واحدي براي ذخيره اطلاعات و شماره گذاري كارت ها استفاده مي كنند. اما امروزه تمام كارت هاي اعتباري استاندارد و مشهور بين المللي از سيستم شماره گذاري ANSL Standard x4.13-1983 براي اين منظور استفاده مي كنند. در اين سيستم از يك عدد 16 رقمي استفاده مي شود. اين عدد براي سهولت هنگام خواندن يا به خاطر سپردن به صورت چهار رقمي نوشته مي شود اما اين تقسيم بندي چهارتايي هيچ ارزش و معناي خاصي ندارد. مثلا شماره گذاري يك كارت استاندارد مانند مستركارت يا ويزا به اين صورت انجام مي شود. از سمت چپ اولين رقم مشخص كننده سيستم كارت اعتباري است،عدد 3 مشخص كننده يك كارت از خانواده كارت هاي باشگاه هاي تفريحي و سير و سفر است. مثلا” 37 به معني American Express و 38 به معني Diners Club است. عدد 4 براي Discover Card استفاده مي شود. در مورد Master Card رقم دوم تعداد ارقام بعدي كه بايد به عنوان شماره شناسايي بانك تفسير شود را مشخص مي كند. مثلا” عدد يك به معني اين است كه رقم سوم شماره بانك است يا عدد 2 يعني رقم هاي سوم و چهارم شماره بانك است. ارقامي كه پس از شماره بانك مي آيند حداكثر تا رقم پانزدهم مشخص كننده حساب دارنده كارت است و رقم شانزدهم يك رقم كنترلي (check Digit ) مي باشد. در مورد visa ارقام دوم تا ششم شماره بانك و ارقام هفتم تا پانزدهم شماره حساب و ارقام سيزدهم يا شانزدهم رقم كنترلي هستند. اطلاعات اين نوار بر روي سه تراك كه عرض هر كدام به اندازه يك دهم اينچ است ذخيره مي شود. تراك هاي اول و سوم مي توانند 210 بيت بر اينچ (pbi )و تراك دوم مي تواند 75 بيت بر اينچ ذخيره كند. جزئيات نحوه ذخيره سازي اطلاعات روي اين تراك ها در استاندارد SO\LEC 7811 آمده است. متناظر با هر كارت اعتباري بانكي مشخصات مهمي از دارنده كارت نزد بانك صادر كننده كارت ثبت مي شود. اين اطلاعات حداقل شامل نام و نام خانوادگي دقيق دارنده كارت ،آدرس صحيح وي و شهر و كشور محل سكونت است. علاوه بر اطلاعات فوق،تاريخ انقضاي اعتبار كارت نيز ثبت مي شود. به طور معمول پيش از سر رسيدن تاريخ انقضاي كارت، صادر كننده آن با صاحب كارت تماس مي گيرد و او را براي جايگزين كردن كارت فعلي با كارت جديد تشويق مي كند،كارت جديد ممكن است داراي شماره متفاوتي باشد يا از همان شماره قبلي براي مدت معين ديگري مجددا” استفاده كنند.

استفاده از كارت اعتباري
اطلاعاتي كه همواره هر كارت اعتباري بانكي بين المللي ثبت مي شود توسط كنسرسيوم مربوطه بانك اصلي صادر كننده،واسطه احتمالي صدور كارت،و نيز خود دارنده آن قابل ا دسترسي است. اما هنگامي كه به يك معامله الكترونيكي از اين طريق صورت مي گيرد،فروشنده كالا يا خدمات تنها به اطلاعات ناچيزي از اين مجموعه دسترسي دارد كه آن نيز فقط براي انجام الكترونيكي معامله مورد نياز است و در سيستم هاي امن و استاندارد شبكه مبادلات الكترونيكي پول هرگز مشخصات كامل دارنده كارت در اختيار فروشنده قرار نمي گيرد. اگر يك كارت اعتباري يا بدهي از نوع ويزا و مستركارت توسط يك بانك معتبر صادر شود،به احتمال زياد دارنده آن كارت خواهد توانست از طريق شبكه اينترنت و با مراجعه به سايت بانك مربوطه،به حساب مرتبط با كارتش دسترسي پيدا كند و علاوه بر اطلاعات هويت و آدرس خود،سابقه گردش مالي حسابش را ببيند و از ديگر خدمات آنلاين بانك مذكور استفاده كند. همچنين صاحب كارت مي تواند با مراجعه به يك ياز هزاران سايت فروشنده آنلاين كالا و خدمات در اينترنت،كالايي سفارش دهد. هنگام ثبت سفارش خريد،همان اطلاعاتي كه در كارت اعتباري درج شده است از خريدار تقاضا مي شود. اگرسايت مذكور قبلا يك گواهي معتبر (certificate ) از يكي از شركت هاي صادر كننده گواهي ديجيتال دريافت كرده باشد،به معني آن است كه اين اطلاعات مستقيما” و از طريق يك پروتكل امن براي بانك صادر كننده كارت ارسال و صحت اطلاعات ارسال شده و ميزان موجود حساب كارت كنترل و نتيجه آن به سايت فروشنده اطلاع داده مي شود. هنگام ثبت سفارش دو آدرس توسط فروشنده از خريدار تقاضا مي شود . اگر خريدار هنگام ثبت سفارش قصد داشته باشد كالا را به آدرس ديگري غير از آدرس ثبت شده در كارت اعتباري خود بفرستد (اصطلاحا” اگر آدرس Billing يا صورت حساب متفاوت از آدرس Shipping يا ارسال كالاي خريداري شده باشد.) آدرس دومي نيز ضروري است در غير اين صورت كالا به آدرس پيش فرض در كارت اعتباري ارسال مي گردد. توجه به اين نكته ضروري است،كه برخي از سايت اي اينترنتي براي خريداران خود يك پروفايل ايجاد مي كنند و نام خريدار آدرس ثبت شده در كارت اعتباري و شماره 16 رقمي كارت را به همراه نوع آن مثلا مستركارت روي بانك اطلاعاتي خود ثبت مي كنند تا خريدار در مراجعه بعدي نيازمند پركردن مجدد اين مشخصات هنگام ثبت سفارش نباشد. دراين صورت بايد خريدار اطمينان حاصل كند كه اطلاعات كارت اعتباري او از سوي سايت فروشنده مورد سوء استفاده قرار نخواهد گرفت.

برخي اصطلاحات مهم مرتبط با كارت اعتباري
در مقالات آينده به تفصيل نحوه استفاده از كارت هاي اعتباري بين المللي و مكانيزم گردش الكترونيكي پول در شبكه اينترنت را توضيح خواهيم داد. اما قبل از اين كه بخواهيد از اين كارت ها استفاده كنيد و احتمالا” كالايي را به صورت الكترونيكي بخريد،بد نيست با بعضي از اصطلاحات رايج بين المللي در اين زمينه آشنا شويد.
Annual Fee :حق عضويت سالانه كه برخي از شركت ها هنگام صدور كارت يا تمديد عضويت دريافت مي كنند. اين روزها بسياري از صادر كنندگان كارت شعار بدون حق عضويت سالانه را تبليغ مي كنند و احتمال آن هايي هم كه اكنون اين مبالغ را دريافت مي كنند در آينده از آن چشم پوشي خواهند كرد تا مشتريان خود را حفظ كنند.
Finance charge :شارژ مالي . عبارت است از پولي كه شما بابت استفاده از كارت اعتباري مي پردازيد. بهزبان ساده، اين همان پولي است كه شما هنگام خريد كردن كالا و خدمات از حساب خود خارج مي كنيد. اين مقدرا علاوه بر هزينه هاي مربوط به بهره ممكن است شامل كارمزدهاي ديگري مانند cache-advance fees نيز باشد. كارمزد اخير هنگامي از دارنده كارت اخذ مي شود كه شما بيش از موجودي مانده حساب خود هزينه كنيد.

Interest Rate :نرخ سود. شيوه هاي مختلفي براي محاسبه نرخ سود وجود دارد. اغلب كارت هاي اعتباري از شيوه هاي مختلف محاسبه APR استفاده مي كنند. اما كارت هاي بدهي ممكن است از شيوه ها ي ديگري مثل كسر مقدار ناچيز و ثابتي از پول به ازاي هر بار خريد استفاده كنند.

Annual Percentage Rate(APR) :درصدي از ميزان شارژ مالي شما در طول يك سال. اين عدد به زبان ساده همان سود سالانه اي است كه بابت ارائه خدمات الكترونيكي از شما كسر مي شود.

Fixed Rate : اگر APR بر مبناي نرخ سود ثابت سالانه محاسبه شود به آن نرخ ثابت مي گويند.

Variable Rate :اگر نرخ سود سالانه متغير و وابسته به ديگر انواع نرخ بهره بانكي باشد،به آن نرخ شناور و يا متغير مي گويند. اين نرخ معمولا” از مجموع دو عدد ديگر يعني نرخ پايه اي بهره كه قابل تغيير توسط مديريت امور بانكي كشور است و درصدي از همين عدد كه توسط موسسه مالي مربوطه تعيين مي شود به دست مي آيد.

منبع:از دانستنيهاي كامپيوتر،الكترونيك و مخابرات


تجارت الكترونيكي طي ساليان اخير با استقبال گسترده جوامع بشري روبرو شده است . امروزه كمتر شخصي را مي توان يافت كه واژه فوق براي او بيگانه باشد. نشريات ، راديو و تلويزيون بصورت روزانه موضوعاتي در رابطه با تجارت الكترونيكي را منتشر و افراد و كارشناسان از زواياي متفاوت به بررسي مقوله فوق مي پردازند.شركت و موسسات ارائه دهنده كالا و يا خدمات همگام با سير تحولات جهاتي در زمينه تجارت الكترونيكي در تلاش براي تغيير ساختار منطقي و فيزيكي سازمان خود در اين زمينه مي باشند. تجارت قبل از بررسي " تجارت الكترونيكي "، لازم است در ابتدا يك تصوير ذهني مناسب از تجارت سنتي را ارائه نمائيم .
در صورت شناخت " تجارت " ، با " تجارت الكترونيكي " نيز آشنا خواهيم شد. براي واژه "تجارت" در اكثر واژه نامه ها تعاريف زير ارائه شده است : مبادلات اجتماعي : تبادل ايده ها ، عقايد و تمايلات ( خواسته ها ) مبادله يا خريد و فروش كالا در مقياس بالا كه شامل ترابري از نقطه به نقطه ديگر است. در ادامه تعريف دوم ارائه شده براي "تجارت " را بعنوان محور بحث انتخاب و بر روي آن متمركز خواهيم شد. تجارت در ساده ترين نگاه ، مبادله كالا و خدمات بمنظور كسب درآمد ( پول ) است . زندگي انسان مملو از فرآيندهاي تجاري بوده و تجارت با ميليونها شكل متفاوت در زندگي بشريت نمود پيدا كرده است . زمانيكه كالاي مورد نظر خود را از يك فروشگاه تامين و خريداري مي نمائيد ، در تجارت شريك و در فرآيندهاي آن درگير شده ايد.در صورتيكه در شركتي مشغول بكار هستيد كه كالائي را توليد مي نمايد ، درگير يكي ديگر از زنجيره هاي تجارت شده ايد.
تمام جلوه هاي تجارت با هر رويكرد و سياستي داراي خصايص زير مي باشند : خريداران . افراديكه با استفاده از پول خود قصد خريد يك كالا و يا خدمات را دارند. فروشندگان . افراديكه كالا و خدمات مورد نياز خريداران را ارائه مي دهند. فروشندگان به دو گروه عمده تقسيم مي گردند : خرده فروشان ، كه كالا و يا خدماتي را مستقيما" در اختيار متقاضيان قرار داده و عمده فروشان و عوامل فروش ، كه كالا و خدمات خود را در اختيار خرده فروشان و ساير موسسات تجاري مي نمايند. توليدكنندگان . افراديكه كالا و يا خدماتي را ايجاد تا فروشندگان آنها را در اختيار خريداران قرار دهند. يك توليد كننده با توجه به ماهيت كار خود همواره يك فروشنده نيز خواهد بود. توليدكنندگان كالاي توليدي خود را به عمده فروشان ، خرده فروشان و يا مستقيما" به مصرف كننده گان مي فروشند. همانگونه كه مشاهده مي گردد ، "تجارت " از زاويه فوق داراي مفاهيم ساده اي است . تجارت از خريد يك محصول ساده نظير " بستني " تا موارد پيچيده اي نظير اجاره ماهواره را شامل مي گردد. تمام جلوه هاي تجارت از ساده ترين سطح تا پيچيده ترين حالت آن ، بر مقولاتي همچون : خريداران ، فروشندگان و توليدكنندگان متمركز خواهد بود. عناصر تجارت زمانيكه قصد معرفي عناصر ذيربط در تجارت و فعاليت هاي تجاري وجود داشته باشد ، موضوعات و موارد مورد نظر بدليل درگير شدن با جزئيات پيچيده تر بنظر خواهند آمد.
عناصر ذيل تمام المان هاي ذيربط در يك فعاليت تجاري معمولي را تشريح مي نمايد. در اين حالت ، فعاليت شامل فروش برخي محصولات توسط يك خرده فروش به مصرف كننده است :
* در صورت تمايل فروش محصول و يا محصولاتي به يك مصرف كننده ، مسئله اساسي داشتن كالا و يا خدماتي خاص براي عرضه است . كالا مي تواند هر چيزي را شامل گردد. .فروشنده ، ممكن است كالاي خود را مستقيما" از توليد كننده و يا از طريق يك عامل فروش تهيه كرده باشد. در برخي حالات ممكن است فروشنده ، خود كالائي را توليد و بقروش مي رساند.
* فروشنده براي فروش كالا و يا خدمات مي بايست " مكاني مناسب " را در اختيار داشته باشد. مكان مورد نظر مي تواند در برخي حالات بسيار موقتي باشد. مثلا" يك شماره تلفن خود بمنزله يك مكان است . در چنين مواردي متقاضي كالا و يا خدمات با تماس تلفني با فروشنده قادر به ثبت سفارش و دريافت كالاي مورد نظر خود خواهد بود. براي اكثر كالاهاي فيزيكي مي بايست مكان ارائه كالا ، يك مغازه و يا فروشگاه باشد.
* براي فروش كالا و يا خدمات ، فروشندگان مي بايست از راهكارهائي براي جذب افراد به مكان خود استفاده نمايند. فرآيند فوق " ماركتينگ " ناميده مي شود.در صورتيكه افراد از محل و مكان ارائه يك كالا و خدمات آگاهي نداشته باشند ، امكان فروش هيچگونه كالائي وجود نخواهد داشت . انتخاب محل ارائه كالا در يك مركز تجاري شلوغ ، يكي از روش هاي افزايش تردد به مكان ارائه كالا است. ارسال پستي كاتولوگ ها ي مربوط به محصولات ، يكي ديگر از روش هاي معرفي مكان ارائه يك كالا و يا خدمات است . استفاده از شيوه هاي متفاوت تبليغاتي، راهكاري ديگر در معرفي مكان ارائه كالا است .
* فروشنده نيازمند روشي براي دريافت سفارشات است . استفاده از تلفن و نامه ، نمونه هائي از روش هاي دريافت سفارش متقاضيان مي باشد. حضور فيزيكي در مكان ارائه يك كالا و يا خدمات از ديگر روش هاي سنتي براي ثبت سفارش كالا است . پس از ثبت سفارش ، فرآيندهاي لازم توسط پرسنل شاغل در شركت و يا موسسه ارائه دهنده كالا و يا خدمات انجام خواهد گرفت .
* فروشنده نيازمند روشي براي دريافت پول است . استفاده از چك ، كارت اعتباري و يا پول نقد روش هاي موجود در اين زمينه مي باشند. در برخي از فعاليت هاي تجاري از فروشنده تا زمان توزيع كالا پولي دريافت نمي گردد.
* فروشنده نيازمند استفاده از روشي براي عرضه و توزيع كالا و يا خدمات مي باشد. در برخي از سيستم ها بمحض انتخاب كالا توسط مشتري و پرداخت وجه آن ، عمليات توزيع كالا بصورت اتوماتيك انجام خواهد شد. در سيستم هاي ثبت سفارش مبتني بر نامه ، كالاي خريداري شده پس از بسته بندي به مقصد مشتري ارسال خواهد شد. در موارديكه حجم كالا زياد نباشد از مبادلات پستي بمنظور ارسال كالا استفاده شده و در موارديكه حجم كالا زياد باشد از كاميون ، قطار و يا كشتي براي ارسال و توزيع كالا استفاده مي گردد.
* در برخي موارد ، خريداران يك كالا تمايل و علاقه اي نسبت به آن چيزي كه خريداري نموده اند نداشته و قصد برگشت آن را دارند. فروشندگان كالا و يا خدمات مي بايست از روش هائي براي قبول موارد "برگشت از فروش " استفاده نمايند. * در برخي موارد ممكن است كالائي در زمان توزيع آسيب ديده باشد. فروشندگان مي بايست از روش هاي براي تضمين گارانتي استفاده نمايند.
* برخي از كالاهاي ارائه شده به مشتريان داراي پيچيدگي هاي خاص خود بوده و نيازمند استفاده از خدمات پس از فروش و يا حمايت فني مي باشند. در چنين مواردي وجود بخش هائي در شركت و يا موسسه ارائه دهنده كالا و يا خدمات الزامي خواهد بود. كامپيوتر يكي از نمونه كالاهائي است كه نيازمند خدمات پس از فروش و حمايت فني از ديدگاه مشتريان ( خريداران ) خواهد بود. تمام عناصر اشاره شده را مي توان در يك شركت تجاري سنتي مشاهده كرد. فعاليت هاي تجاري شركت هاي فوق مي تواند شامل مقوله هاي متفاوتي باشد.
در تجارت الكترونيكي تمام عناصر اشاره شده ، حضوري مشهود با تغييرات خاصي دارند. بمنظور مديريت و اجراي تجارت الكترونيكي به عناصر زير نياز خواهد بود : يك محصول محلي براي فروش كالا. در تجارت الكترونيكي يك وب سايت بمنزله مكان ارائه كالا و يا خدمات خواهد بود. استفاده از روش و يا روش هائي براي مراجعه به سايت استفاده از روشي براي ثبت سفارش .( اغلب بصورت فرم ها ئي در نظر گرفته مي شود) استفاده از روشي براي دريافت پول . ( كارت اعتباري از نمونه هاي متداول است ) استفاده از روشي براي توزيع كالا استفاده از روشي براي موارد برگشت داده شده توسط خريداران استفاده از روشي براي موارد مربوط به گارانتي استفاده از روشي براي ارائه خدمات پس از فروش ( پست الكترونيكي ، ارائه پايگاه هاي اطلاع رساني و...) چرا تبليغات زياد ؟ پيرامون تجارت الكترونيكي تبليغات زياد و گاها" بي رويه اي انجام مي گيرد.
علت تبليغات زياد در رابطه با تجارت الكترونيكي را مي توان با استناد به برخي از آمارها و ارقام موجود متوجه شد:
* تا سال 2001 ميلادي بالغ بر 17 ميليارد دلار در سطح خرده فروشي مبادلات تجاري صورت گرفته است .
* تعداد استفاده كنندگان از تجارت الكترونيكي از رقم 1.3 ميليون نفر در سال 1996 به 8 ميليون نفر در سال 2001 رسيده است .
* 70 درصد كاربران و استفاده كنندگان از كامپيوتر در منزل به اينترنت متصل و اين گروه 60 درصد خريد از طريق اينترنت را انجام داده اند. بر اساس آمارهاي موجود ، گروه كالاهاي زير داراي بيشترين ميزان فروش تجارت الكترونيكي را بخود اختصاص داده اند : محصولات كامپيوتري ( نرم افزار ، سخت افزار ) كتاب خدمات مالي سرگرمي ها موزيك الكترونيك هاي خانگي پوشاك هدايا و گل خدمات مسافرتي اسباب بازي بليط فروشي اطلاعات بررسي شركت Dell امروزه شركت هاي كوچك و بزرگ با حركات سراسيمه و شتابان بسرعت بسمت استفاده از محيط جديد ( اينترنت ) براي ارائه كالا و يا خدمات مي باشند. علت اين همه تعجيل و بنوعي شيدائي در چيست ؟ شركت Dell يكي از موفقترين شركت هاي موجود در زمينه تجارت الكترونيكي است . بدين منظور شايسته است در اين بخش به بررسي وضعيت شركت فوق در زمينه تجارت الكترونيكي پرداخته و از اين رهگذر از تجارب موجود استفاده كرد. Dell يكي از صدها شركتي است كه كامپيوترهاي شخصي توليدي خود را در اختيار مشتريان حقيقي و يا حقوقي قرار مي دهد. فعاليت اقتصادي Dell با درج آگهي در پشت جلد مجلات كامپيوتري و فروش كامپيوتر از طريق تلفن ، آغاز گرديد. امروزه حضور شركت Dell در عرصه تجارت الكترونيكي بسرعت متداول و عمومي شده است .شركت فوق ، قادر به ارائه كالاهاي بيشماري از طريق وب شده است . بر اساس آمارهاي موجود ، فروش روزانه Dell ، چهارده ميليون دلار بوده و تقريبا" 25 درصد فروش اين شركت از طريق وب انجام مي گيرد. شركت Dell قبل از استفاده از تجارت الكترونيكي ، اكثر سفارشات خود را از طريق تلفن اخذ و با استفاده از پست آنها را براي خريداران خود ، ارسال مي كرد. با توجه به فروش 25 درصدي شركت فوق از طريق وب مي توان به جايگاه و اهميت موضوع تجارت الكترونيكي بيش از گذشته واقف گرديد.
در اين راستا مي توان به موارد زير اشاره كرد:
* در صورتيكه شركت Dell توانسته باشد، ميزان فروش از طريق تلفن را 25 درصد كاهش و 25 درصد به ميزان فروش خود از طريق وب بيفزايد ، دليل روشن و قاطعي براي وجود مزاياي تجارت الكترونيكي وجود ندارد؟ Dell صرفا" كامپيوتر عرضه مي نمايد. در صورتيكه مديريت فروش از طريق وب هزينه هاي كمتري را به يك سازمان تحميل نمايد و يا افراديكه از طريق وب كالاي خود را خريداري مي نمايند ، اقدام به خريد تجهيزات كمكي ديگري نمايند و يا اگر هزينه هاي عمليات فروش از طريق وب بمراتب كمترشده و يا اگر ارائه كالا بر روي وب باعث افزايش خريداران و حجم عمليات فروش گردد ، استفاده از تجارت الكترونيكي براي شركت Dell مقرون بصرفه و توام با افزايش بهره وري بوده است .
* در صورتيكه شركت Dell ، در فرآيند فروش كالا از طريق وب ، فروش سنتي و مبتني بر تلفن خود را از دست ندهد ، چه اتفاقي مي افتد؟اين موضوع مي تواند صحت داشته باشد ، اين موضوع به تمايل عده اي براي خريد كالا از طريق وب بستگي خواهد داشت . گرايش بسمت خريد از طريق اينترنت بصورت يك نياز مطرح شده است و از اين بابت نگراني چنداني وجود نخواهد داشت .
* در رابطه با فروش عقيده اي وجود دارد كه : زمانيكه يك مشتري كار خود را با يك فروشنده آغاز مي نمايد ، نگهداري آن مشتري براي فروشنده بمراتب راحت تر از جذب مشتريان جديد است . بنابراين در صورتيكه تصميم به ايجاد يك وب سايت زودتر اتحاذ گردد ، نسبت به ساير فروشندگان كه بعدا" تصميم فوق را اتخاذ خواهند كرد ،پيشقدم خواهيد بود. شركت Dell سايت خود را خيلي زود طراحي و پياده سازي نموده و از اين طريق از ساير رقباي خود پيشي گرفته است . عوامل سه گانه فوق ، دلايل عمده بسمت استفاده از تجارت الكترونيكي است .
گيرائي تجارت الكترونيكي دلايل زير علل گيرائي و جاذبه فراوان تجارت الكترونيكي است :
* كاهش هزينه ها . در صورتيكه سايت تجارت الكترونيكي بخوبي پياده سازي گردد ، هزينه هاي مربوط به ثبت سفارش قبل از ارائه كالا و هزينه هاي خدمات پس از فروش بعد از ارائه كالا كاهش مي يابد.
* خريد بيشتر در هر تراكنش . سايت آمازون ويژگي را ارائه مي دهد كه در فروشگاههاي معمولي نظير آن وجود ندارد. زمانيكه مشخصات يك كتاب را مطالعه مي نمائيد ، مي توان بخشي با نام " افراديكه كتاب فوق را سفارش داده اند ، چه چيزهاي ديگري را خريداري نموده اند " ، را نيز مشاهده نمود. بدين ترتيب امكان مشاهده ساير كتب مرتبط كه سايرين خريد نموده اند ، فراهم مي گردد.بنابراين امكان خريد كتب بيشتر توسط مراجعه كنندگان به سايت نسبت به يك كتابفروشي معمولي بوجود خواهد آمد.
* در صورتيكه وب سايت بگونه اي طراحي شده باشد كه با ساير مراحل مربوط به تجارت درگير شده باشد ، امكان اخذ اطلاعات بيشتري در رابطه با وضعيت كالاي خريداري شده براي مشتريان وجود خواهد داشت . مثلا" در صورتيكه شركت Dell وضعيت هر كامپيوتر را از مرحله توليد تا عرضه ، ثبت نمايد ، مشتريان در هر لحظه قادر به مشاهده آخرين وضعيت سفارش خود خواهند بود.
با استفاده از تجارت الكترونيكي افراد قادر به انتخاب كالاي خود با روش هاي متفاوتي خواهند بود. وب سايت هاي موجود در اين زمينه امكانات زير را ارائه خواهند داد :
- امكان ثبت يك سفارش طي چند روز - امكان پيكربندي محصول و مشاهده قيمت هاي واقعي
- امكان ايجاد آسان سفارش هاي اختصاصي پيچيده
- امكان مقايسه قيمت كالا بين چندين فروشنده
- امكان جستجوي آسان براي كاتولوگ هاي مورد نياز * كاتولوگ هاي بزرگتر .
يك شركت قادر به ايجاد يك كاتولوگ بر روي وب بوده كه هرگز امكان ارسال آن از طريق پست وجود نخواهد داشت . مثلا" آمازون بيش از سه ميليون كتاب را بفروش مي رساند ، اطلاعات مربوط به كتب فوق از طريق سايت آمازون ارائه ودر اختيار مراجعه كنندگان قرار مي گيرد ، ارسال اطلاعات فوق از طريق پست ، بسيار مشكل و يا غيرممكن بنظر مي آيد. * بهبود ارتباط متقابل با مشتريان . با طراحي مناسب سايت و استفاده از ابزار هاي مربوطه ، امكان برقراري ارتباط متقابل با مشتريان با روش هاي مطمئن تر و بدون صرف هزينه ، فراهم مي گردد. مثلا" مشتري پس از ثبت سفارش با دريافت يك نامه الكترونيكي از ثبت سفارش خود مطمئن شده و يا در صورت ارسال كالا براي مشتري ، مي توان از طريق نامه الكترونيكي وي را مطلع نمود. همواره يك مشتري راضي و خوشحال تمايل به خريد مجدد از شركت و يا موسسه ارائه دهنده كالا را خواهد داشت . در رابطه با تجارت الكترونيكي ذكر يك نكته ديگر ضروري بنظر مي رسد . تجارت الكترونيكي به افراد و يا سازمانها و موسسات امكان ايجاد مدل هاي كاملا" جديد تجاري را خواهد داد. در شركت هاي تجاري مبتني بر ثبت سفارش پستي ، هزينه هاي زيادي صرف چاپ و ارسال كاتولوگ ها ، پاسخگوئي به تلفن ها و رديابي سفارشات ، مي گردد. در تجارت الكترونيكي ، هزينه توزيع كاتولوگ و رديابي سفارشات بسمت صفر ميل خواهد كرد. بدين ترتيب امكان عرضه كالا با قيمت ارزانتر فرام خواهد شد. جنبه هاي ساده و سخت تجارت الكترونيكي موارديكه از آنها بعنوان عمليات دشوار و سخت در رابطه با تجارت الكترونيكي ياد مي شود ، عبارتند از : ترافيك موجود بر روي سايت ترافيك مراجعات ثانويه بر روي سايت تمايز خود با ساير رقباء تمايل افراد به خريد كالا از سايت .مراجعه به سايت يك موضوع و خريد از سايت موضوعي ديگر است . ارتباط و تعامل سايت تجارت الكترونيكي با ساير داده هاي موجود در سازمان امروزه بر روي اينترنت سايت هاي بيشماري وجود داشته و ايجاد يك سايت جديد تجارت الكترونيكي كار مشكلي نيست ولي جذب مخاطبين جهت مراجعه به سايت و خريد از آن ، مهمترين مسئله موجود در اين زمينه است . موارديكه از آنها بعنوان عمليات ساده در رابطه با تجارت الكترونيكي ياد مي شود ، عبارتند از : ايجاد يك وب سايت اخذ سفارشات پذيرش پرداخت ايجاد يك سايت تجارت الكترونيكي در زمان ايجاد يك سايت تجارت الكترونيكي موارد زير مي بايست مورد توجه قرار گيرد:
* تامين كنندگان . بدون وجود تامين كنندگان خوب امكان عرضه كالا وجود نخواهد داشت.
* قيمت . يكي از مهمترين بخش هاي تجارت الكترونيكي ، عرضه كالا با قيمت مناسب است . امكان مقايسه قيمت يك كالا بسادگي براي مشتريان وجود داشته و همواره قيمت يك كالا با موارد مشابه كه از طريق ساير فروشندگان ارائه مي گردد ، مقايسه خواهد شد.
* ارتباطات با مشتري . تجارت الكترونيكي مجموعه اي متنوع از روش هاي موجود جهت برقراري ارتباط با مشتري را ارائه مي نمايد. پست الكترونيكي ، پايگاه هاي دانش ، تالارهاي مباحثه ، اتاق هاي گفتگو و ... نمونه هائي در اين زمينه مي باشند. مشتري همواره مي بايست احساس نمايد كه در صورت بروز مشكل و يا درخواست اطلاعات بيشتر ، بدون پاسخ نخواهند ماند.
* توزيع كالا ، خدمات پس از فروش و امكان برگشت از فروش از جمله مواردي است كه در موفقيت يك سايت تجارت الكترونيك نقش بسزائي دارد. در زمان ايجاد يك سايت تجارت الكترونيكي ، قابليت هاي زير نيز مي تواند عرضه و باعث موفقيت در امر تجارت الكترونيكي گردد: ارسال هديه ( جايزه ) استفاده از برنامه هاي همبستگي تخفيف هاي ويژه برنامه هاي خريدار تكراري فروش ادواري و فصلي نرم افزار مربوط به تجارت الكترونيكي مي بايست امكانات فوق را فراهم نمايد ، درغيراينصورت انجام هر يك از موارد فوق با مشكل مواجه مي گردد. برنامه هاي همبستگي يكي از بخش هاي مهم در زمينه تجارت الكترونيكي توجه و استفاده از برنامه هاي همبستگي ( انجمني ) مي باشد. ويژگي فوق توسط آمازون بخدمت گرفته شده است . آمازون اين امكان را ارائه نموده تا هر شخص قادر به پيكربندي يك فروشگاه كتاب اختصاصي باشد. زمانيكه از هر يك از كتابفروشي هاي فوق ، كتابي خريداري مي گردد ، فردي كه داراي كتابفروشي مربوطه است ، كميسيوني ( حداكثر 15 درصد قيمت كتاب ) را از آمازون دريافت مي نمايد. برنامه همبستگي ، قابليت هاي زيادي را در اختيار آمازون قرار مي دهد . مدل فوق امروزه توسط هزاران سايت تجارت الكترونيكي ديگر مورد توجه قرار گرفته و از آن استفاده مي گردد. يكي از گرايشات جديد در زمينه برنامه هاي همبستگي ،روش CPC link)Cost Per click) است.
در اين راستا بر روي سايت ، يك لينك مربوط به سايت ديگر قرار گرفته و زمانيكه بر روي لينك فوق كليك گردد ، توسط شركت مربوطه به شما مبلغي پرداخت مي گردد. روش فوق ، مدلي ميانه بين روش هاي تبليغاتي مبتني بر Banner و برنامه هاي همبستگي مبتني بر كميسيون است . در روش تبليغاتي مبتني بر Banner ، شركت تبليغ كننده تمام ريسك را بر عهده مي گيرد. در صورتيكه فردي بر روي Banner كليك ننمايد ، تبليغ كننده پول خود را از دست داده است . در روش اخذ كميسيون ، تمام ريسك بر عهده وب سايت است . در صورتيكه وب سايت تعداد زيادي مشتري را به سايت تجارت الكترونيكي ارسال ( هدايت ) ولي هيچكدام از آنها كالائي را خريداري ننمايند ، مبلغي به وب سايت پرداخت نخواهد شد. در روش CPC دو طرف ريسك موجود را بصورت مشترك قبول مي نمايند. پياده سازي يك سايت تجارت الكترونيك سه روش عمده براي پياده سازي يك سايت تجارت الكترونيك وجود دارد :
* Enterprise Computing . در روش فوق شركت و يا موسسه مربوط اقدام به تهيه سخت افزار ، نرم افزار و كارشناسان ورزيده بمنظور ايجاد وب سايت تجارت الكترونيكي خود مي نمايد. آمازون و ساير شركت هاي بزرگ از روش فوق استفاده مي نمايند. انتخاب روش فوق مشروط به وجود عوامل زير است :
- شركت مربوطه داراي ترافيك بسيار بالائي است ( چندين ميليون در هر ماه )
- شركت مربوطه داراي يك بانك اطلاعاتي بزرگ بوده كه شامل كاتولوگ هاي مربوط به محصولات است ( مخصوصا" اگر كاتولوگ ها بسرعت تغيير مي يابند ).
- شركت مربوطه داراي يك چرخه فروش پيچيده بوده كه مستلزم استفاده از فرم هاي اختصاصي ، جداول متفاوت قيمت و ... است .
- شركت مربوطه داراي ساير پردازش هاي تجاري بوده و قصد ارتباط و پيوستگي آنها با سايت تجارت الكترونيكي وجود دارد.
* سرويس هاي ميزباني مجازي . فروشنده تجهيزات و نرم افزارهاي مربوط را بعنوان يك بسته نرم افزاري اختصتاصي عرضه مي نمايد. بخشي از بسته نرم افزاري شامل امنيت است . دستيابي به بانك اطلاعاتي نيز بخش ديگري از بسته نرم افزاري خواهد بود. با استفاده از پتانسيل هاي موجود در ادامه شركت مربوطه مي تواند با بخدمت گرفتن طراحان وب و پياده كنندگان مربوطه اقدام به ايجاد و نگهداري سايت تجارت الكترونيكي خود نمايد.
* تجارت الكترونيكي ساده . اكثر سازمانها و شركت ها از روش فوق براي پياده سازي سايت تجارت الكترونيكي استفاده مي نمايند.سيستم شامل مجموعه اي از فرم هاي ساده بوده كه توسط متقاضي تكميل مي گردند. نرم افزار مربوطه در ادامه تمام صفحات وب ذيربط را توليد مي نمايد.

اگر بخواهيم به يك مشكل مشترك در تمامي تجارت‌ها اشاره‌كنيم بايد مساله‌ي مديريت زمان به‌عنوان نخستين گزينه، موردتوجه قرارگيرد به زبان ديگر زمان در عين آن‌كه مي‌تواند بهترين ياور ما در تجارت باشد، به همان نسبت مي‌تواند بزرگ‌ترين دشمن نيز محسوب‌گردد. وجود مديريت زمان محور اساسي يك روز كاري است. درحالي‌كه عمليات‌هاي بزرگ منابع مختلف، اعم از انساني و غيره را در اختيار دارند، ما مي‌توانيم متدهاي مختلفي را براي شروع يك كار برنامه‌ريزي كنيم، ولي در يك تجارت كوچك كه ما داراي منابع و كاركنان اندك مي‌باشيم راهي جز اين وجودندارد كه افراد با بالابردن تمركز خود به اداره‌ي كليه امور از كارهاي روزمره تا استراتژيك و مهم بپردازند. در اين‌جا از شما دعوت مي‌كنم تا به‌جاي خواندن يك كتاب جديد براي رفع مشكلات زمان به ده نكته اساسي در مديريت زمان توجه‌فرماييد:

1. يك فهرست قانون‌مند و واضح از كارهاي روزمره تنظيم نماييد. شما مي‌توانيد در اولين ساعات روز، يا شب قبل، يك ليست از كارهايي كه درطول يك روز مايل به انجامش هستيد تهيه نماييد و بر اساس يك سيستم مثلا الفبايي كارها را اولويت‌بندي كنيد. مثلا شما مي‌توانيد حرف لاتين A را براي كارهاي با اولويت بالا، و حرفB را براي كارهاي روزمره، و حرف C را براي اموري كه براي انجام آن‌ها نيازمند اتمام كارهاي A و B مي‌باشيد انتخاب كنيد. يعني به زبان ديگر كارهايي كه فورا بايد به آن‌ها رسيدگي شود تحت‌عنوان A و كارهايي كه كارهاي ضروري بوده ولي انجام سريع آن‌ها لازم‌نيست، تحت‌عنوان كارهاي B يادداشت شوند، و كارهاي C براي كارهاي با اولويت كم‌تر كه لازم‌است بعد از اتمام كارهاي رديف A و B انجام‌شود در نظر بگيريد
2. به اولويت‌هاي A، B و C در انجام كارها توجه نماييد. توجه به اين نكته ضروري‌است كه نه تنها تنظيم كارها بر اساس اولويت‌هاي A و B و C لازم‌است بلكه عمل به وضعيت اولويت‌ها نيز مساله ديگري است كه بايد به آن توجه وافر داشت. عمل به اين نكته باعث مي‌گردد كه شما در برنامه‌ريزي زماني خود بيش‌تر به حقايق نزديك‌باشيد;
3. هم‌گروه‌سازي فعاليت‌ها. با استفاده از اين روش شما قادر خواهيدبود كه با توجه به فعاليت‌هاي طبقه A ، B و يا C فعاليت‌هاي هم‌گون را با يكديگر هم‌گروه نموده ودر يك زمان خاص به انجام آن‌ها بپردازيد. مثلا شما مي‌توانيد فعاليت‌هاي تلفني خود را اعم از اين‌كه مربوط به طبقه A يا B باشد، در يك ساعت مشخص انجام‌دهيد تا لازم‌نباشد كه از يك نوع فعاليت به فعاليت ديگر پريده و سپس به فعاليتي از نوع ديگر بازگرديد، و همان‌طوركه گفته‌شد شما مي‌توانيد مثلا فعاليت‌هاي تلفني را در يك ساعت خاص، جلسات را در ساعاتي ديگر، و قرارهاي ملاقات برون سازماني را در ساعاتي ديگر انجام دهيد;
4. درصورتي‌كه بچه‌دار هستيد بچه‌ها را جزيي از فعاليت‌هاي روزمره و تجارت خود در نظر بگيريد. به‌جاي آن‌كه به بچه‌ها به‌عنوان بمب‌هايي نگاه‌كنيد كه هرلحظه قادر به قطع‌كردن رشته‌ي كاري شما مي‌باشند به شما توصيه مي‌كنيم كه برنامه‌هاي كاري خود را با درنظر گرفتن وجود آن‌ها نيز ادامه دهيد. اگرچه بر اساس تجربه مي‌دانم كه اين كار، كار آساني نيست اما شما مي‌توانيد تجارت و بچه‌هاي خود را در آن واحد در يك روز سازمان‌دهي نماييد ;
5. بهره‌گيري از امتيازات تكنولوژي. تكنولوژي نوين، امروزه داراي قابليت‌هاي بسيار زيادي مي‌باشد كه مي‌تواند در برنامه‌ريزي زمان و استفاده بهينه از زمان به شما ياري‌رساند. از اين قبيل مي‌توان به يادآوري كننده‌هاي ديجيتالي و يا تايمرها نيز اشاره نمود. در رابطه با تايمرها مثلا شما مي‌توانيد آن‌ها را براساس دوره‌هاي 15 دقيقه‌اي تقسيم‌نموده، تا هر 15 دقيقه يك‌بار با چند سيگنال، گذشتن 15 دقيقه از زمان را به شما اطلاع‌دهند و بهاين ترتيب شما بهتر به گذشت زمان توجه مي‌كنيد;
6. براساس توانايي‌هاي خود عمل‌نماييد. آيا شما يك فرد سحرخيز هستيد؟ اگر اين‌چنين است سعي‌نماييد تا فعاليت‌هاي خلاق خود را مثل نوشتن بروشور يا برنامه‌ريزي‌هاي تجاري، صبح‌ها انجام‌دهيد و سعي‌نماييد كارهايي را كه نياز كم‌تري به فكركردن دارند را در زمان‌هايي كه احساس خستگي بيش‌تري مي‌نماييد انجام‌دهيد. كارهايي همچون خواندن نامه‌هاي كاركنان و ارتباط صميمي با زيردستان.
7. از شكاف‌هاي زماني استفاده‌ي بهينه نماييد. بسيار پيش مي‌آيد كه شما قبل از شروع يك ملاقات و يا انجام كاري 5 تا 10 دقيقه زمان اضافي بياوريد شما در اين زمان مي‌توانيد مثلا يك نامه تشكرآميز به يكي از مشتريان خود بدهيد كه جزء ليست فعاليت‌هاي C شما بوده. شايد انجام اين كار به نظر بي‌اهميت جلوه‌نمايد ولي دانستن اين نكته ضروري‌است كه حداقل يك كار از ليست شما بدين روش پاك‌شده‌است;
8. از گوشه‌گير بودن خجالت‌نكشيد. تماس‌هاي تلفني غيرضروري و غيرمنتظره و هم‌چنين ملاقات‌كنندگاني كه قبلا وقت نگرفته‌اند، مي‌توانند بهترين برنامه‌ريزي‌ها را نيز خراب كنند. پس اگر شما لازم مي‌دانيد كه يك يا دو ساعت در روز را به كارهايي كه به تمركز بالا نيازدارند اختصاص‌بدهيد، مي‌توانيد سيستم پاسخ‌گوي خودكار تلفن را فعال‌نموده و از پذيرش ملاقات‌كنندگان امتناع‌ورزيد. زيرا هميشه وقت براي صحبت‌كردن و بودن در چنين ملاقات‌هايي هست;
9. حتما از تنفس‌هايي به‌منظور Relaxation و شل‌سازي عضلات استفاده‌نماييد. از آن‌جايي كه هر انساني داراي نيازمندي‌هايمختلفي است و هيچ‌كس عملا نمي‌تواند مانند يك ماشين كاركند، پس بهتر است به‌جاي كاركردن از سپيده‌دم تا غروب، يك‌سري تنفس‌هاي يك ساعته يا نيم ساعته در كار خود برنامه‌ريزي نمايد تا باعث‌شود بتواند كار خود را با انرژي بيش‌تر; و سرحال‌تر ادامه‌دهد.;
10. چگونه مي‌توان از صحت برنامه‌ريزي زماني خود مطلع‌شد؟ بعد از اين‌كه شما برنامه‌ريزي زماني خود را انجام‌داديد، مي‌توانيد به سادگي متوجه‌شويد كه آيا يك برنامه‌ريزي زماني مناسب داشته‌ايد يا خير؟ و راه تشخيص آن به سادگي اين مي‌باشد كه آيا در پايان روز وقت كافي براي استراحت و تفريح داريد يا خير؟ اگر جواب شما مثبت است پس برنامه‌ريزي زماني شما بسيار خوب بوده‌است و اگر نه، سعي‌نماييد تا كارها را طوري تنظيم نماييد كه از يكديگر فاصله زماني كم‌تري داشته و زودتر پايان پذيرد.

منبع : www.manage.blogfa.com